Eine Frau mit dunklen Haaren steht vor einer Wand mit Symbolen und deutet auf eines davon. Im Vordergrund sieht man die Rücken und Köpfe der Zuhörenden.

Prozessorientierter Umgang mit dem bayerischen Einheitsaktenplan und anderen Aktenplänen (Webinar)

Einführung

Grundlage für den schnellen Zugriff auf Daten und Informationen ist ein funktionierendes Ablagesystem. Langes Suchen in Aktenbergen und ungeordneten EDV-Ordnern kostet Geld und vor allem Energie. In den öffentlichen Verwaltungen werden die Mitarbeitenden dabei in der Regel durch den Aktenplan unterstützt. Aktenpläne sind hierarchische Ordnungsstrukturen, die eine Bearbeiter-unabhängige, strukturierte und langfristig stabile Ablage von Akten, Vorgängen und Dokumenten ermöglichen. Sie sind damit keineswegs überholt, sondern auch aktuell Voraussetzung erfolgreicher elektronischer Aktenführung. Für die bayerischen Kommunalverwaltungen gilt seit vielen Jahren der Einheitsaktenplan als Grundlage der Schriftgutverwaltung. Dieser Aktenplan wurde in der Vergangenheit regelmäßig an neuere Entwicklungen angepasst und umfasst auch heute noch alle wesentlichen Gegenstände kommunalen Handelns. In anderen öffentlichen Verwaltungen außerhalb der Kommunalverwaltung (Bezirksregierungen, Hochschulen und andere) gibt es teilweise keinen Aktenplan. Sondern diese müssen einen eigenen Aktenplan entwickeln. In unserem Seminar lernen Sie, den Aktenplan auch auf die elektronische Ablage anzuwenden. Sie erfahren, wie Sie den Einheits-Aktenplan an Ihre Verwaltung anpassen bzw. einen neuen Aktenplan aufstellen, der auf die neue Ordnung elektronischer Dokumente passt. Schließlich lernen Sie, wie Sie eine "elektronische Registratur" einrichten können. Damit stellen Sie Ihren Sachbearbeiterinnen/Sachbearbeitern eine übersichtliche und schlanke Ablagesystematik zur Verfügung. Auf diese Weise können Sie Ihre Ablage wirklich teamfähig machen, in der auch im Vertretungsfall die wesentlichen Unterlagen bei abwesenden Kolleginnen/Kollegen schnell und unkompliziert gefunden werden.

Zielgruppe

Projektleiterinnen und Projektleiter bei Digitalisierungsprojekten und zur Einführung der E-Akte; Führungskräfte und Sachbearbeitende in Ämtern und Fachbereichen, in denen eine übersichtliche Ablageordnung aufgebaut werden soll.

Ihr Nutzen

In diesem Seminar lernen Sie: Weshalb eine gemeinsame Ablage wichtig ist, um Stress zu reduzieren und Zeit für wichtigere Dinge freizusetzen. Wie Sie einen Ordnerplan für das Laufwerk Ihres Teams oder auch in der E-Akte erstellen. Wie Sie mit E-Mails effizient umgehen. Wie Sie Wissensdokumente ordnen.

Inhalt

- Ursachen von „Unordnung“ auf Servern und im DMS: Die alte Papierordnung passt nicht mehr. - Konkrete Hürden an den Arbeitsplätzen. - Moderne, vorgangsbezogene Ablage: Prozess – Vorgang – Meilenstein – Dokument. - Aktenzeichen im Aktenplan finden, neue Aktenzeichen nach Bedarf anlegen. - Namensregeln für Dateien zur Ablage im Team. - Spielregeln im Team: die Rolle des Vorgangseigners - Der "E-Mail-Knigge". Eine elektronische Registratur.

Technik

Um an unseren Webinaren teilzunehmen, benötigen Sie ein internetfähiges Gerät (PC, Laptop, Tablet, Smartphone), einen Kopfhörer oder Lautsprecher sowie ein Mikrofon und eine Webcam/Kamera. Bitte beachten Sie, dass die Teilnahme am Webinar nur mit den Browsern Chrome, Firefox, Safari oder dem NewEdge möglich ist. Mit den (in älteren Windowsversionen enthaltenen) Browsern EDGE Internet Explorer ist eine Teilnahme am Webinar nicht möglich. Es ist uns ein Anliegen, unsere Webinare praxisnah, interessant und kommunikativ zu gestalten. Wir bitten Sie auch im Namen unserer Lehrbeauftragten, am Webinar immer mit eingeschalteter Kamera und Mikrofon teilzunehmen.

Termine und Orte

05.06.2024 ( 09:00 ) bis 06.06.2024 ( 16:30 ) | Nr.: WEB_AV-24-234977
BVS digital, Online

16 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten
Lehrgangsgebühr: 380,00 €

Ihre Ansprechpartner

Nadine Moj

Nadine Moj
Organisation

089 54057-8691
089 54057-8599
moj@bvs.de

Silke Seel

Silke Seel
Produktverantwortung

089 54057-8655
089 54057-8699
seel@bvs.de

Seminaranmeldung, Ersatzteilnehmer, Stornierung, Umbuchung

Bitte melden Sie sich bevorzugt online über die Seminardatenbank an oder nutzen Sie das Anmeldeformular. Um Ersatzteilnehmer anzumelden, eine Buchung zu stornieren oder umzubuchen füllen Sie bitte das entsprechende Formular aus.